Custom web i mobilna aplikacija za Herbst donosi –70 % manje administrativnog vremena po intervenciji

Kako smo za Herbst papirnati proces intervencija pretvorili u potpuno digitalan sustav

Za Herbst d.o.o. razvili smo custom web i mobilnu aplikaciju koja povezuje dispečere, vozače i knjigovodstvo kroz cijeli proces intervencije.

Od zaprimanja dojave i dodjele vozača, preko rada na terenu i digitalnog radnog naloga, sve do automatskog obračuna, slanja dokumentacije klijentu i izdavanja računa.

Kako proces koji se godinama oslanjao na telefonske pozive, papirnate naloge i ručno prepisivanje pretvoriti u jedan povezan digitalni tijek?

Upravo je to bio glavni zadatak projekta.

Izazov: Jedna intervencija, puno ljudi i puno prijenosa informacija

Herbst je obiteljska tvrtka s više od 30 godina iskustva u pomoći na cesti, vuči vozila, mobilnoj vulkanizaciji, izvanrednom prijevozu i drugim uslugama za osobna i teretna vozila.

Kod svake intervencije potrebno je brzo povezati više sudionika.

Dispečer zaprima dojavu i pronalazi vozača. Vozač odlazi na teren, izvršava uslugu i ispunjava radni nalog. Dokumentacija zatim dolazi do administracije i knjigovodstva, gdje se provjerava obračun i izdaje račun.

U papirnatom procesu iste su se informacije često prenosile i unosile više puta.

Problem nije bio samo papirnati radni nalog. Problem je bio cijeli put informacije od dojave do računa.

Glavna ideja: Jedna intervencija, jedan digitalni zapis

Nismo htjeli digitalizirati samo jedan obrazac i ostaviti ostatak procesa nepromijenjenim.

Cilj je bio povezati dojavu, vozača, vozilo, izvršene usluge, obračun, radni nalog, klijenta i knjigovodstvo unutar jednog sustava.

Zato Herbstov proces nismo pokušavali prilagoditi generičkom softveru.

Softver smo prilagodili načinu na koji Herbst stvarno radi.

Cijeli tijek sada izgleda jednostavno:

dojava → dodjela vozača → intervencija na terenu → digitalni radni nalog → automatski obračun → dokumentacija klijentu → knjigovodstvo → račun

Strategija: Od dojave do računa bez papira

1. Web aplikacija za dispečere i administraciju

Proces započinje kada dispečer zaprimi dojavu i unutar web aplikacije otvori novu intervenciju.

Na jednom mjestu evidentiraju se podaci o klijentu, vozilu, lokaciji, razlogu intervencije, mjestu preuzimanja i odredištu.

Intervencija se zatim dodjeljuje odgovarajućem vozaču, a njezin status može se pratiti kroz cijeli proces.

Dispečer više ne mora telefonom prenositi svaki detalj niti naknadno provjeravati gdje se nalazi dokumentacija.

2. Mobilna aplikacija za vozača na terenu

Vozač dodijeljenu intervenciju prima izravno u mobilnoj aplikaciji zajedno sa svim informacijama potrebnima za izvršenje zadatka.

Nakon obavljene intervencije papirnati radni nalog zamijenjen je digitalnim obrascem.

Vozač označava izvršene usluge, unosi potrebne podatke i završava nalog izravno na terenu.

Mobilno sučelje pritom je prilagođeno stvarnim uvjetima rada – brzim radnjama, jasnim informacijama i što manjem broju nepotrebnih koraka.

3. Automatski obračun i dokumentacija

Jedna od ključnih funkcionalnosti sustava je automatski obračun usluge.

Na temelju stavki koje je vozač označio aplikacija primjenjuje definirane cijene i izračunava ukupan iznos intervencije.

Nakon završetka automatski se generira digitalni radni nalog i šalje klijentu na e-mail.

Vozač završava intervenciju, a sustav preuzima administrativni dio procesa.

Time se smanjuje ručno računanje, ponovno prepisivanje podataka i mogućnost razlika između radnog naloga i konačnog obračuna.

4. Od završene intervencije do knjigovodstva

Kada vozač završi radni nalog, intervencija automatski prelazi u dio sustava namijenjen knjigovodstvu.

Knjigovodstvo dobiva podatke o klijentu, vozilu, izvršenim uslugama, pojedinačnim stavkama, ukupnoj vrijednosti i pripadajućem radnom nalogu.

Na temelju tih podataka može izdati račun i zaključiti intervenciju.

Isti podatak ne putuje od papira do papira. Putuje kroz isti sustav.

Web i mobilna aplikacija kao jedan proces

Web i mobilna aplikacija nisu razvijene kao dva odvojena proizvoda.

Web aplikacija prati operativu u uredu, dok mobilna aplikacija prati rad vozača na terenu.

Obje koriste iste podatke i isti zapis intervencije.

Dispečer vidi što je dodijeljeno.
Vozač vidi što treba odraditi.
Knjigovodstvo vidi što je završeno i spremno za račun.

Svaki korisnik vidi svoj dio posla, ali svi rade unutar istog procesa.

Više o razlikama između gotovih platformi i prilagođenih sustava objašnjavamo u članku WordPress ili custom rješenje – što je bolje za vaš biznis?.

Herbst nije dobio samo digitalnu zamjenu za papirnati radni nalog.

Dobio je centralizirani poslovni sustav koji povezuje cijeli proces od prve dojave do izdanog računa.

Dispečeri mogu brže otvoriti i dodijeliti intervenciju. Vozači na terenu rade s digitalnim nalogom. Obračun se automatizira. Klijent brže dobiva dokumentaciju, a knjigovodstvo strukturirane podatke potrebne za izdavanje računa.

Istovremeno, završene intervencije ostaju unutar digitalne arhive i mogu se naknadno pronaći bez pretraživanja fizičke dokumentacije.

Najvažniji rezultat projekta zato nije samo uklanjanje papira.

Uklonjeno je višestruko prepisivanje podataka i stvoren je jedan jasan tijek odgovornosti od dispečera, preko vozača, do knjigovodstva.

Aplikacija je pritom razvijena tako da se može nadograđivati novim uslugama, cjenovnim stavkama, korisnicima i funkcionalnostima zajedno s daljnjim razvojem poslovanja.

Treba vam web i mobilna aplikacija prilagođena načinu na koji vaša tvrtka stvarno radi?

Ako se važni poslovni procesi još uvijek odvijaju kroz papire, tablice, poruke i više nepovezanih alata, možemo ih povezati u custom sustav prilagođen vašem stvarnom procesu.

Za konkretan prijedlog rješenja pošaljite nam upit putem kontakt stranice.