Custom web aplikacija za Učilište Brod donosi –65 % manje administrativnog vremena po upisu

Kako smo za Učilište Brod povezali cijeli obrazovni proces u jednu web aplikaciju

Za Pučko otvoreno učilište Brod razvili smo custom web aplikaciju koja povezuje obrazovne programe, potencijalne polaznike, upise, polaznike, predavače, obrazovne skupine, ugovore, dokumentaciju i financije unutar jednog sustava.

Ali ovaj projekt nije bio samo digitalizacija postojećih evidencija.

Proces počinje puno prije samog upisa – već kada osoba pokaže interes za određeni program – i nastavlja se kroz ponudu, dokumentaciju, upis, nastavu, ugovore i financijsko praćenje.

Kako povezati cijeli put polaznika, od prvog interesa do završetka obrazovanja, bez paralelnih tablica, dokumenata i višestrukog unosa podataka?

Upravo je to bio glavni zadatak aplikacije.

Izazov: Jedan polaznik, puno povezanih procesa

Pučko otvoreno učilište Brod ustanova je za obrazovanje odraslih s velikim brojem programa, kandidata, polaznika, predavača i obrazovnih skupina.

Svaki novi kandidat prolazi kroz niz koraka.

Treba evidentirati interes, izraditi ponudu, provjeriti dokumentaciju, pratiti komunikaciju, izvršiti upis, formirati obrazovnu skupinu, generirati ugovor i organizirati nastavu.

Kada se ti procesi vode kroz različite tablice, e-mailove, dokumente i fizičke mape, ista se informacija često mora unositi više puta.

A zaposlenici teško mogu odmah odgovoriti na jednostavna pitanja:

Je li ponuda poslana? Nedostaje li dokumentacija? Je li kandidat spreman za upis? U kojoj je skupini? Je li ugovor izrađen? Postoji li konflikt u rasporedu?

Problem nije bio samo pohraniti podatke. Problem je bio povezati ih kroz cijeli obrazovni proces.

Prodajni narativ: Jednom uneseni podaci, kroz cijeli put polaznika

Generički CRM ili klasični sustav za dokumente teško bi pratio način na koji Učilište stvarno organizira obrazovanje odraslih.

Zato procese nismo prilagođavali softveru.

Aplikaciju smo prilagodili stvarnom načinu rada Učilišta.

Podaci koji nastanu prilikom prvog interesa kandidata kasnije se koriste za izradu ponude, provjeru dokumentacije, kreiranje profila polaznika, upis u skupinu, generiranje ugovora, financijsko praćenje i daljnju komunikaciju.

Jedan podatak tako ne živi u pet različitih tablica.

Prati osobu kroz cijeli proces.

Strategija: Od interesa do završene obrazovne skupine

1. Od web prijave do aktivnog polaznika

Prijave interesa i zahtjevi za ponudu s javne web stranice ulaze izravno u internu aplikaciju.

Zaposlenik može pregledati kandidata, vidjeti koji ga program zanima, izdati personaliziranu ponudu, pratiti dokumentaciju i voditi komunikaciju iz istog sustava.

Kada je proces upisa završen, kandidat postaje polaznik, a njegovi podaci nastavljaju se koristiti dalje.

Nema ponovnog početka ni ponovnog prepisivanja podataka.

2. Programi, skupine i nastava na jednom mjestu

Obrazovne skupine povezuju program, polaznike, predavače, nastavne cjeline, raspored i ugovore.

Unutar tjednog kalendara organiziraju se termini nastave, a aplikacija automatski upozorava na moguće konflikte, poput preklapanja predavača ili termina.

Time se problemi mogu riješiti dok se raspored izrađuje, a ne tek kada nastava treba započeti.

Aplikacija ne prati samo tko je upisan. Prati i kako se obrazovanje stvarno provodi.

3. Ugovori, dokumentacija i financije povezani s osobom

Kada su polaznik, program i obrazovna skupina povezani, aplikacija može generirati pripadajući ugovor koristeći podatke koji već postoje u sustavu.

Potpisani ugovori zatim se evidentiraju kroz urudžbenu evidenciju, dok dokumentacija i financijski podaci ostaju povezani s profilom polaznika.

Zaposlenici tako na jednom mjestu mogu vidjeti dokumentaciju, ugovore, evidentirane uplate i preostale financijske obveze.

Dokument više nije zaseban zapis. Dio je cijelog konteksta polaznika.

4. Različiti korisnici, različite potrebe

Referada, predavači i polaznici ne trebaju iste informacije.

Zato aplikacija koristi različite korisničke uloge i prava pristupa.

Administrativni zaposlenici upravljaju programima, kandidatima, skupinama, ugovorima i financijama. Predavači pristupaju informacijama potrebnima za izvođenje nastave, dok polaznici vide funkcionalnosti povezane s vlastitim obrazovanjem.

Svi rade u istom sustavu, ali svatko vidi ono što mu je potrebno za njegov dio procesa.

Aplikacija napravljena za svakodnevni administrativni rad

Kod sustava koji se koristi svaki dan brzina pronalaska informacije važnija je od dekoracije.

Zato su statusi, filtri, moduli i akcijski gumbi postavljeni tako da zaposlenik odmah vidi što zahtijeva njegovu pažnju.

Centralna nadzorna ploča prikazuje nove prijave, ponude, dokumentaciju u obradi, zahtjeve za promjenu podataka, nepotpune profile i ugovore koji čekaju obradu.

Cilj nije bio napraviti aplikaciju koja izgleda kompleksno. Cilj je bio kompleksan proces učiniti jednostavnijim za korištenje.

Rezultat: Jedan sustav kroz cijeli životni ciklus polaznika

Učilište Brod dobilo je centraliziranu web aplikaciju koja povezuje proces od prvog interesa kandidata do upisa, izvođenja nastave, ugovora, dokumentacije i financijskog praćenja.

Prijava dolazi s weba.

Kandidat dobiva ponudu.

Dokumentacija se provjerava.

Kandidat postaje polaznik.

Polaznik ulazi u obrazovnu skupinu.

Dodjeljuju se predavači i organizira raspored.

Generiraju se ugovori i prati financijski status.

Sve unutar povezanog sustava.

Time se smanjuje višestruko prepisivanje podataka, olakšava praćenje kandidata i dokumentacije, ubrzava generiranje ugovora i daje zaposlenicima jasniji pregled zadataka koji čekaju obradu.

Najvažnije, Učilište nije dobilo samo digitalnu evidenciju.

Dobilo je sustav koji prati način na koji ustanova stvarno upravlja programima i polaznicima – od prvog interesa do završetka obrazovnog procesa.

Aplikacija je pritom razvijena tako da može pratiti rast broja programa, kandidata, polaznika, predavača i obrazovnih skupina.

Treba vam aplikacija prilagođena vašem poslovnom procesu?

Ako vam tablice, dokumenti i generički alati više nisu dovoljni, možemo razviti custom web aplikaciju prilagođenu načinu na koji vaša organizacija stvarno radi.

Za konkretan prijedlog rješenja pošaljite nam upit putem kontakt stranice.